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通常一份簡報的開始都會有一頁的簡報大綱,說明這份簡報的主題,主要要讓底下的聽眾了解這次簡報大概會有哪些內容。但是不是需要簡報大綱呢?

以我自己多次標案簡報的經驗,其實滿多次的簡報我並沒有放簡報大綱,一開始也會有種疑慮「這樣沒有按照常例好嗎?」,但幾次下來我就放開這份疑慮了。

簡報大綱可以分為兩個層面來看,一個是對製作簡報的人,的確在規劃製作簡報的時候需要很清楚的了解這份簡報要有什麼樣的架構。

以標案簡報來說,15分鐘的簡報要如何安排?
是要先講公司簡介、經驗實績後在講專案規劃最後結論呢?或者把結論先講出來,再講整體的作法最後才講公司介紹?

這些結構順序的安排是製作簡報時需要花心思去安排。

第二個層面是對聽眾,他們需要一開始就先知道簡報的大綱嗎?這也是這篇文章我想討論的。

為何不需要簡報大綱

理由一  我不想讓聽眾一開始就知道我的簡報架構

第一個理由就剛好跟簡報大綱的目的相反,我不想讓聽眾知道我的簡報架構。
這聽起來似乎跟一般簡報製作原則相反,為何不讓聽眾了解簡報架構呢?這樣會不會讓聽眾不了解這個簡報將要講什麼?

我的想法是,如果會因為沒有簡報大綱而讓聽眾不夠理解這簡報,那肯定是整個簡報出現了問題,而不是沒有大綱的關係。

不想讓聽眾一開始就知道簡報架構,也跟簡報的現場有關。通常簡報現場會發放紙本簡報,紙本簡報的用意也是要讓聽眾(也就是評審)翻閱。但造成一個狀況就是大多數時候評審一直低頭在翻紙本簡報,反而不太會去注意台上的簡報,自然也容易漏掉你簡報在講什麼。

簡報並不是指那份「文件」,而是一個表演過程。但許多的簡報,就真的把簡報當做是文章導讀一樣,把大量的內容放到簡報裡面,印出來厚厚一本,拿來當文章看,自然簡報大綱就像書本目錄。

但簡報更應該像是一個表演,簡報者要讓聽眾進入他的節奏當中。我們在看一場電影或是聽演唱會,會在一開始就講今天電影將分成哪幾個情節?或是演唱會一開始就秀出今天歌單嗎?

所以我希望聽眾不要一開始就知道簡報架構,減少先入為主的想法,可以跟專注在台前講簡報的人以及他即將要講的內容。

理由二  要讓簡報有更好的開場

看看蘋果的產品發表會或是TED上面的演講影片,吸引人的演說應該沒有人的開場是在講今天我的演講大綱是吧拉吧拉…..
那聽起來就是一個會很無趣的開場。

簡報不管是用故事、問題、或是偉人曾說過…等方式開場,都會希望在一開始就吸引聽眾的注意力,把他們的眼球從手上的紙本資料移到台前。因此開場的梗要怎樣鋪陳,就是得花費心思安排。
所以為了讓一開場就要讓聽眾進入我的簡報節奏,就會去掉簡報大綱這一部分,讓整個簡報的出場更順暢。

理由三  時間有限

有些時候會遇到簡報時間實在不太夠用,即便簡報大綱可能花不到30秒來講,但是還是需要把這個時間給挪出來,這也是不放簡報大綱的原因之一。

我自己是不太喜歡簡報放上去然後講說請大家參閱,然後很快就跳過的方式。與其放這些要跳過的頁面,一直跳過不如就不要放。

要不要簡報大綱,還是看你的安排

那到底需不需要有簡報大綱呢?
沒有一定的答案,就看你的安排。 這樣有說等於沒說嘛!

如果你認為有簡報大綱有助於聽眾理解你的簡報,那就放。如果你有基於以上這些因素或是其他特別考量,就不需要。

或者播放用的簡報不要放,而紙本的簡報有。

但很重要的一點,也是我覺得目前多數人對於簡報的觀念,就是把簡報當文件展示,把講簡報的人重要性放在「簡報檔」之下,這反而在安排簡報上是有著更大的挑戰。

 

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